[22.06.1999, 18:31:55]
Сергей Лосев,
<srlosev@4unet.ru>
Microsoft Office 2000 для пользователей
Работа над Microsoft Office 2000 завершена. Начало июня 1999 года - время официального выхода англоязычной версии пакета. Вероятнее всего, русскую версию следует ждать спустя полтора-два месяца после английской. Но и английская версия продукта не затрудняет подготовку русскоязычных документов, благодаря тому что, во-первых, многие компоненты продукта, если так можно выразиться, "интернациональны", а во-вторых, пакет Microsoft Office устанавливается поверх предыдущей (русской) версии и умело пользуется всеми ее "русскими" модулями.
Интерфейс MS Office 2000, наконец-то, стал таким, каким должен был быть с самой первой версии. Панели инструментов теперь занимают одну строку и содержат только то, что необходимо. К тому же любую команду можно временно спрятать и показать снова. Неплохо смотрятся офисный помощник и более продуманная справочная система, основанная на гипертексте, а частично переработанная внутренняя начинка приложений позволяют быстрее выполнять рутинные операции.
Чтобы не быть голословным, сразу приведу несколько примеров подобных улучшений.
Первый пример касается Word, который отныне качественнее работает с русским языком. Припомните, сколько мучений доставлял (и еще продолжает доставлять) Word 97, когда после английского слова вы пытаетесь вводить русские буквы. Они маркировались, как английские, и в итоге подчеркивались красной волнистой линией. Теперь этого нет. Кроме того, в статусной строке Word 2000 появилась еще одна панелька, в которой сообщается о регистре клавиатуре - Russian для русской или English для английской кодовой страницы.
А вот иной пример, касающийся другого приложения и, пожалуй, не очень-то и очевидный. СУБД Access теперь позволяет забыть о том, что размер базы данных постоянно увеличивается, и вместо положенных двух мегабайт всего за пару недель вырастает до чудовищного размера в десятки мегабайт. А оказалось, нужно лишь добавить в опции настройки Access флажок, позволяющий автоматически сжимать базу данных при увеличении ее размеры на какое-то количество процентов, и программа будет самостоятельно отслеживать изменения размеров файлов БД.
Что вы скажете на все это? Мелочи!? Совершенно верно. Но это полезные мелочи. Нужные мелочи. Важные мелочи. Арифметика довольно простая: мелочь плюс мелочь плюс еще мелочь - это уже целый капитал, который на n-е количество процентов упрощает работу с приложениями.
Но не только за мелочи офисный пакет получает свое "двухтысячное" наименование. Есть в нем и более существенные нововведения. Например, принципиально улучшены инструменты для работы с графикой в текстовом процессоре Word. Какие-то громоздкие инструменты для отображения ClipArt'ов в устаревшей (версию Microsoft Office 97 будем называть устаревшей) версии заменены изящным вьюером иллюстраций, позволяющим за короткое время создавать новые категории и заполнять их рисунками, отыскивать изображения по ключевым словам и вставлять в документы. В Access упростилась работа с подчиненными формами и отчетами. Их можно редактировать непосредственно в главном объекте. А в Excel... Хотя стоп. Лучше обо всем по порядку.
Microsoft Office 2000 для пользователей
На протяжении всего своего развития пакет деловых приложений Microsoft Office становился все более умным и разносторонним. "Ум" приложений Microsoft Office проявляется в ставших более простыми инструментах для создания и управления документами. Казалось бы, сложно придумать новые функции для текстового процессора или системы управления базами данных. Надо только шлифовать уже имеющиеся. Но разработчикам из компании Microsoft удается и то, и другое. MS Office огромными шагами двигается в направлении Интернета, а с другой стороны - наступает на пятки специализированным пакетам.
Так, текстовый процессор Word с его улучшенными табличным редактором и инструментами для рисования уже в состоянии составить конкуренцию издательским системам. Небольшие издательства смогут сверстать в Word брошюру. И не стоит думать, что эта брошюра будет содержать голый текст, - в ней найдется место и для иллюстраций, и для колонок, и для врезок, и для колонтитулов, и для сносок. СУБД Access неплохо справляется с ролью клиентской оболочки к SQL-серверам баз данных. А Excel эффективен для решения задач статистики и математики, не говоря уже о том, что программа по-прежнему хорошо распечатывает прайс-листы любой конфигурации.
"Разносторонность" Microsoft Office проявляется в том, что он включает в себя не только стандартный "джентльменский" набор Word, Excel, Access, PowerPoint и Outlook, но и массу дополнительных продуктов. Так, офисный пакет с красивым лейблом Microsoft Office 2000 Premium занимает два компакт-диска. На этих дисках находятся Internet Explorer 5.0, полностью изменившийся FrontPage, несложный редактор для манипуляции с фотографиями Photo Editor, издательский пакет для малого бизнеса Publisher. Словом, десять приложений Microsoft Office Premium плюс несколько вспомогательных программ серьезное подспорье и малому, и среднему бизнесу, не говоря уже о домашних делах.
Остальные возможности Microsoft Office
За все время развития офисного пакета отношение к офисной работе менялось. Если какие-то пять лет тому назад от Microsoft Office требовался лишь ввод текста и печать отчетов, то теперь возможности пакета охватывают и групповую работу, и публикацию данных в Интернет, и создание бизнес-приложений на базе Microsoft Office. Microsoft Office 2000 способен выполнять и многое из того, что ему и не обязательно-то делать. Среди этих возможностей нельзя не упомянуть:
- об организации дискуссий в Интернете с помощью приложений Microsoft Office. Сотрудникам небольшой фирмы или огромной корпорации нужно обмениваться документами и мнениями обо всем происходящем внутри компании. С помощью Microsoft Office эта работа выполняется с минимальным участием дополнительных программ.
- о просмотре документов, таблиц и объектов Page СУБД Access с помощью Web-броузера Internet Explorer 5.0. С помощью таких объектов как Spreadsheet, Pivot Table, Chart Web на любой гиперекстовой страничке можно отобразить табличные данные, сводную таблицу или диаграмму.
- об автоматическом ремонте служебных файлов Microsoft Office. В любой момент можно установить дополнительную программу или скорректировать испорченные файлы. При этом можно даже не думать о сохранении текущего документа - после исправления работу можно продолжить. Но это вынуждает держать диски с Microsoft Office под рукой, и как только наступает необходимость, предлагать их инсталлятору.
- об инструментальной панели для управления двенадцатью элементами буфера обмена. Столь большое количество сохраняемых элементов позволяет избежать потери каких-то важных данных. А чтобы они не мозолили глаза, их можно временно скопировать в буфер обмена и воспользоваться в другом приложении Microsoft Office.
- об автоматическом определении языка. Больше никакого бессмысленного подчеркивания красной волнистой линией. Microsoft Office самостоятельно определяет язык текста, основываясь на регистре клавиатуры.
- об инструменте Office Mail для управления электронной почтой. Отправить почтовое или факсимильное сообщение можно из любого приложения Microsoft Office , и при этом не надо думать о кодировках символов, изучать терминологию электронной почты (MIME, Attachment - остаются за кадром).
Вначале было Cлово
Изучая новую версию Word, не подозреваешь, что когда-то очень давно текстовые редакторы не умели практически ничего кроме отображения вводимых с клавиатуры символов и простейших операций по форматированию текста. Ныне же текстовые процессоры во многих областях конкурируют с издательскими системами. Word - не исключение. В пятидесяти с лишним мегабайтах реализовано огромное количество возможностей, перечисление которых, наверное, заняло не одну страницу текста. Присмотритесь к
... мастерам документов, способных за пару минут создать довольно-таки изощренные документы
... встроенному графическому редактору, основанному на Автофигурах
... авто-функциям программы: Автокоррекцию, Автоформат, Автозамену
... средству для поиска и исправления орфографических и грамматических ошибок
... инструментам для правки документа, которые запоминают все происходящие с ним изменения
... связываемым текстовым рамкам
И, наконец, признайте(сь), что текстовый процессор - один из наиболее важных компонентов офисного пакета Microsoft Office, благодаря которому решаются многие проблемы, связанные с подготовкой текста. Новая версия программы предоставляет целый спектр нововведений.
Во-первых, текст можно вводить с любой позиции. Попробуйте дважды щелкнуть мышью где-то в центре страницы, и курсор мгновенно изменить свое положение. Таким образом, решена проблема ввода строк в столбик друг под другом без загромождения документа совершенно ненужными таблицами.
Во-вторых, таблицы научились "бегать по странице". Наверное, каждый знает (или подозревает), что позиционировать таблицу в предыдущих версиях текстового процессора было невероятно сложно. Теперь маркер в слева способен "расшевелить" ее в документе, а маркер справа пропорционально изменить размеры ячеек таблицы.
В-третьих, темы, включенные в Word, - быстрый и эффективный способ оформления документов и Web-страниц. Так, в окне Theme, содержащем список шаблонов, сразу видно, как выглядят различные элементы гипертекстового документа, и не нужно рыться в толстых справочниках по языку HTML.
Прочие возможности Word вряд ли удивят пользователей, достаточно хорошо изучивших предыдущие версии программы. Привыкнув к специфическому меню программы и подвижным панелям инструментам, вы не обнаружите каких-то дополнительных возможностей. Разве что некоторые команды переехали с одного места на другое и подобный переезд, на мой взгляд, не всегда удобен.
Про Excel или всем таблицам таблица
Приложение Microsoft Excel по праву считается одним из наиболее мощных пакетов для обработки данных, представленных в виде электронных таблиц. Возможности Excel простираются не только на создание простых табличных отчетов, в которых подводятся итоги по строкам или столбцам. С его помощью можно создавать сложнейшие комплексы для обработки статистических данных, отчетов с диаграммами, отражающими реальные данные, а кроме того, документы для публикации в Web. Бесспорно, существуют более мощные пакеты для выполнения статистических расчетов и пакеты для создания табличных отчетов, но Excel - это единая система, имеющая все необходимое для создания рабочих книг, проведения расчетов, разработки приложений и публикации данных в сети Интернет.
Характерные нововведения возможностей Excel, помимо общих изменений в Microsoft Office, как-то уж совсем незначительны. Даже не знаю, о чем стоит упомянуть, чтобы не повторять про новый интерфейс и измененной структуре меню?
О запросах и сводных таблицах на основе данных в Web? Вроде бы, закономерная для интернетизированного Microsoft Office 2000 функция. Об инструментах для правки содержимого рабочей книги? Они еще и в предыдущей версии были. О возможности настройки областей печати для листов рабочей книги с диаграммами и новых средствах для форматирования данных в сводных таблицах, - тоже не Бог весть какие революционные изменения, на которых стоило бы заострять внимание.
Впрочем, один момент... В списке форматов денежных сумм появилась такая единица как "евро". Поэтому вы можете оценить, насколько долларовые накопления уменьшились (пока еще) при переходе к Евро.
Ключик к данным или Microsoft Access
Как мне показалось, Access все-таки изменился сильнее, чем Excel. Прежде всего, бросается в глаза переработанное окно базы данных. Появление ярлыка Favorites и возможности объединять сходные объекты базы данных в группы - новшества, которые оценят пользователи, привыкшие к созданию десятков небольших таблиц, запросов и отчетов, а после затрачивающие много времени на поиск нужных данных. Другое изменение, вытекающее из предыдущего, - это измененный формат файлов и необходимость преобразования. Впрочем, разработчики умело подошли к проблеме преобразования форматов. Базу данных можно конвертировать в обе стороны: и от Access 97 к Access 2000, и от Access 2000 к Access 97.
К очень удобным функциям сортировки и фильтрации, доступным в программе, начиная со второй версии СУБД, добавились средства работы с подчиненными объектами. Подчиненные объекты - это объекты, связанные с главными - например, таблицами, формами или отчетами, в отношении один-к-одному или один-ко-многим (для тех, кто плохо разбирается в реляционных моделях данных, объясняю, что связь один-ко-многим - это как бы один дом - много жильцов, а связь один-к-одному - это один человек и один паспорт).
А вот конструкторы отчетов в исполнении Microsoft изменились мало, и не слишком удобны. Попробуйте, например, создать отчет табличного вида, а затем переставить в нем две соседние колонки, - кошмар, что приходится вытворять: сначала вручную перемещать заголовки столбцов, потом поля, наконец, остальные элементы оформления, которые в "полосатом" конструкторе не то что зацепить мышью, а разглядеть сложно. Утешает только одно - мастер, благодаря которому проще создать еще один отчет, а не менять уже существующий.
Недостатки конструкторов форм и отчетов компенсируются функцией Condition Formatting. Что такое Condition Formatting? На этот вопрос ответит, наверное, каждый пользователь, кто постоянно работает в Excel. Но даже если вы не входите в их число, вы легко догадаетесь, что кроется за этим словосочетанием. Condition Formatting - это форматирование по условию: вы вводите некоторое условие на значения в поле и задаете параметры формата - например, значения полей, которые находятся в интервале от 100 до 125, выводить красным цветом и курсивным начертанием. В Access тоже появилась подобная функция, и наконец-то можно отказаться от близкого знакомства с событиями, макросами или модулями.
Абсолютно новый объект базы данных - это так называемый Access Data Page. Своими корнями он уходит в Интернет. Вообще, поддержка Интернет в СУБД Access (вернее, необходимость в такой поддержке) - вопрос очень спорный и нуждается в очень тщательном исследовании. Я, например, затрудняюсь предположить, пригодится ли кому-нибудь Web-страница, созданная в Access. А если и пригодится, где и как ее использовать. Ведь Access - это Microsoft, а, следовательно, Windows NT, Internet Information Server, Active Server Pages плюс несколько компонентов ActiveX, обеспечивающих отображение данных в окне Web-броузера. Впрочем, Access Data Page - это эффективный инструмент для обучения, с помощью которого можно сделать огромный шаг к постижению технологий Интернета.
Бунт деловой анимации или PowerPoint
PowerPoint - это почти черный ящик для пользователей Microsoft Office. Приложения Word, Excel и Access у всех на слуху, а PowerPoint упоминается много реже. Впрочем, об этом приложении вспоминают каждый раз, когда нужно что-то продемонстрировать. Это может быть поздравление с днем рождения домашним или демонстрация прибылей подразделения компании за прошедший финансовый год.
Приложение PowerPoint в крайне редко появляющихся в России учебниках по презентационной графике относят к программам среднего уровня, называя среди лучших пакетов те, которые даже у российских пиратов и не найти. Новая версия PowerPoint обзавелась встроенным табличным редактором, который, конечно, не сравним с аналогичным средством Word или Excel, но все же предоставляет набор средств для a) создания таблиц, б) форматирования строк, столбцов и отдельных ячеек и в) перемещения таблицы по слайдам. Кроме того, в Power Point появилось множество новых функций для оформления текстовых элементов презентации. Так, в PowerPoint используется два типа списка: нумерованный и маркированный. Причем в качестве так называемого буллита (или, проще говоря, маркера) можно использовать не только стандартные значки, но и любые графические изображения, что, бесспорно, пригодится при подготовке слайдов для демонстрации в Интернете.
Графические возможности PowerPoint всегда были на высоком уровне, но в новой версии превзошли самих себя: к восьми типам встроенных Автофигур добавляется еще и бесконечное количество метафайлов, загружаемых с CD или из Интернета. Кроме того, слайды можно иллюстрировать и анимированными графическими файлы формата GIF или AVI. Разнообразные графические возможности приложения требуют и мощного компьютера, ибо с каждой новой версией офисный пакет становится все более неторопливым. И если в одной из предыдущих версий вы были вполне удовлетворены скоростью работы программы, то с новой версией PowerPoint требуется, по крайней мере, в полтора-два раза большее количество вычислительных мощностей. Зато ваши затраты компенсируются видеороликами, шустро воспроизводимыми в небольших окошечках, а также плавающими по экрану изображениями и десятками визуальных эффектов.
Секретный уровень или путь к Интернету
Поддержка Интернета программными продуктами сегодня становится некоторым стандартом для деловых программ. Они как минимум должны уметь сохранять данные в формате HTML, а еще лучше, если средствами программы можно создавать Web-страницу с самого начала. В каждом приложении Microsoft Office предусмотрена команда File - Save as Web Page, при вызове которой на диске создается некоторое количество файлов Web-страницы. Появление отдельной команды меню для создания документов для Интернета - одно из наиболее существенных нововведений в Microsoft Office. И это не просто сохранение файла в гипертекстовом формате, в котором на самом деле нет и половины того, что находилось в исходном документе Word или PowerPoint. Microsoft Office 2000 гарантирует стопроцентное соответствие между тем, что отображается в исходном документе, и тем, что появится в гипертекстовой страничке, открытой в окне Internet Explorer 5.0. А для этого используются новейшие достижения языка разметки гипертекста: и позиционирование объектов, и VB Script, и таблицы стилей, и все остальное, что поддерживается стандартом Dynamic HTML.
Не стоит игнорировать и тот факт, что в состав Microsoft Office включено три полезных компонента, которые обеспечивают демонстрацию на Web-страницах рабочих книг Excel, сводных страниц и диаграмм. Причем с помощью этих компонентов можно не только просматривать данные, но и выполнять разнообразные преобразования. Вообразите, вы что-то изменили в таблице и мгновенно, без повторной загрузки Web-страницы изменения появляются и в сводной таблице, и в диаграмме.
Компонент Office Spreadsheet - это электронная таблица, очень похожая на табличный лист Excel, но вместе с тем лишенная меню и панелей инструментов. Все операции по форматированию и обработке данных выполняются командами специальной панели.
Office PivotTable - это сводная таблица, также хорошо знакомая пользователям Excel. С его помощью можно преобразовывать списки в форму, удобную для анализа. Как правило, строки и столбцы такой сводной таблицы озаглавлены, а на пересечении строк и столбцов находятся итоговые данные - количество, сумма значений, минимальное или максимальное значение и так далее.
Office Chart - последний деловой компонент Интернета, который выводит на Web-странице диаграмму.
И все остальное
Все остальное в версии Microsoft Office Premium - это FrontPage, Publisher, Internet Explorer, Photo Editor. Эти программы входят в самую насыщенную пользовательскую версию офисного пакета, получившую название Microsoft Office Premium 2000.
Microsoft FrontPage - инструмент для создания Web-страниц и администрирования Web-сайтов. Предыдущие версии программы неоднократно подвергались критике из-за того, что FrontPage (да и другие подобные программы) плодит множество пустых тегов (вида пар ), которые приводят лишь к увеличению размера гипертекстового документа. С появлением Dynamic HTML количество тегов возросло на порядок, и отношение к FrontPage плавно и незаметно пересмотрено, поскольку эта программа предоставляет ряд средств, которые действительно снижают время на редактирование Web-документов. Среди них:
- Табличный редактор с возможностью объединения и разделения ячеек
- Редактор фреймов
- Сортировщик абзацев
- Редактор карты изображений
- Редактор HTML-форм
- Средство для подготовки сценариев VB Script и Java Script
- Поддержка растрового формата графических файлов PNG и автоматическое конвертирование одного формата файлов в другой
- Обширная коллекция компонентов FrontPage, поддерживаемая сегодня многими провайдерами и представляющими хостинг компаниями, уже практически не зависит от типа Web-сервера (поддержка компонентов FrontPage существует и в NT, и в Unix для Apache).
FrontPage 2000 подойдет и профессиональным Web-мастерам, до сих пор считающим, что нет редактора лучше Notepad. Программа Front Page все-таки лучше, ибо в программу включен редактор исходного кода HTML, который раскрашивает теги языка разметки гипертекста и делает увлекательным (если Web-дизайн можно назвать увлекательным) процесс редактирования файлов.
Другое приложение, связанное с подготовкой документов, - Publisher - является издательским пакетом, предоставляющим большое количество инструментов и мастеров для макетирования страниц. Будучи человеком слабо знакомым с издательскими технологиями, ограничусь лишь кратким перечислением новинок программы Publisher. Во-первых, ее интерфейс вплотную приблизился к стандартам Microsoft Office. Во-вторых, Publisher интегрируется с Outlook, и вы без труда можете пересылать публикации по электронной почте. В-третьих, пакет предоставляет средства для управления цветом в формате RGB, HSL, CMYK и PANTONE. В-четвертых, Publisher способен создавать гипертекстовые страницы - как с самого начала, так и на основе одного из двухсот шаблонов. В-пятых, новые панели инструментов упрощают процедуру редактирования и форматирования текста. Прочие возможности Publisher связаны с включением в пакет многочисленных рисунков, шрифтов, мастеров и иллюстративных элементов.
Программа Photo Editor, как явствует из названия, используется для манипуляции фотографиями. Она позволяет отсканировать фотографию или загрузить ее из файла, выполнить ряд несложных операций. Правда, Photo Editor не предоставляет и тысячной доли средств своего старшего собрата Adobe Photoshop, но в сочетании с другими пакетами Microsoft Office программа не столь уж плоха. Она и масштабирует, и вращает изображение, и настраивает его яркость и контрастность, а слои, наложения и эффекты можно создавать в Word или Publisher.
Web-броузер Internet Explorer 5.0 также входит в состав Microsoft Office и предоставляет не только инструмент для отображения тегов гипертекста. Internet Explorer 5.0 приобрел довольно много новых возможностей, о которых, наверное, можно написать отдельную статью или даже книгу. Программа является необходимым компонентом не только для навигации по Сети Интернет, но и для управления внутренними компонентами Microsoft Office. Так, не установив пятую версию программы, вы не сможете в Access создать Web-страницу, поскольку к четвертой версии необходимо загружать какие-то дополнительные компоненты, но зачем они нужны, если Internet Explorer 5.0 уже успел "обрусеть" и предоставил на порядок большее число возможностей, чем все предыдущие версии программы вместе взятые?
|
